Hvem vi er

Vår webadresse er: http://gywdt.com.

Get you work done together AS (GYWDT – Om selskapet)

Sikker behandling av dine personopplysninger

For de som kjøper tilgang til bruk av våre produkter:

• Før du kjøper eller bruker GYWDT sine produkter og tjenester, avgir du samtykke til at GYWDT kan behandle personopplysninger om deg som kunde, og bekrefter å ha lest, forstått og samtykker til innholdet en databehandleravtale.
• Databehandleravtalen beskriver ditt ansvar som databehandler overfor de som du samler inn data fra, ved bruk av våre systemer.
• Denne erklæringen gir innsikt i hvordan vi legger til rette for sikker behandling av slike opplysninger.

For alle:

• Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger vi samler inn ved besøk på våre nettsider, bruk av produkter og tjenester, og hvordan vi behandler disse.
• Erklæringen oppdateres fortløpende og uten videre varsel om endringer.

1. Hvem er Behandlingsansvarlig

Vi opptrer som databehandler på vegne av våre kunder (virksomheter og organisasjoner) som er behandlingsansvarlige for dataene samlet inn gjennom våre verktøy. Dette betyr at kunder er ansvarlige for behandlingen av data, og dette er godkjent ved etablering av kundeforholdet.

2. Hvilke data samles inn?

GYWDT innhenter følgende personopplysninger:

• Kundeforholdet:
  • Fornavn, etternavn, postadresse, e-postadresse og telefonnummer.
• Om respondenter:
  • Fornavn, etternavn, e-postadresse, stillingsbetegnelse.
• Om vurderte personer:
  • Fornavn, etternavt, e-postadresse, stillingsbetegnelse, resultater av vurderingene, tekster i utviklingsplan

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Formålet med behandlingen er å:
– Gi kunden mulighet til å innhente tilbakemeldinger og/eller evalueringer.
– Generere rapporter for leder-, gruppe- og organisasjonsutvikling.

Behandlingen skjer på bakgrunn av avtale, berettiget interesse, og/eller samtykke.

4. Hvordan samles dataene inn?

– Kunden registrerer navn, e-post og rolle til respondenter.

– Rolle kan innebære betegnelse som leder, ansatt, overordnet, underordnet osv. Roller kan gis egne betegnelser, men har alle krav om minst 2 responser for å bli anvendt i rapport.

– Kunden kan registrere en person som ansvarlig for å velge respondenter selv.
– Respondenter mottar invitasjon på e-post med unik generert kode for tilgang.
– Skjema fylles ut på vår plattform.

5. Hvem har tilgang til dataene?

– Autoriserte ansatte i Get your work done together AS.
– Kunden, for sine egne registreringer av kartlegginger. Kunden har ikke tilgang til enkeltrespondenters vurderinger, hvor kravet er 2 eller flere svar for kategorien de er registrert i. Rapport vil synliggjøre egenvurdering til leder og overordnet. Dette formidles til slike respondenter.
– Underdatabehandlere: SiteGround (server).

6. Hvor lenge lagres dataene?

Ved rapportproduksjon anonymiseres respondenters personopplysninger automatisk, med mindre de skal selv utvikle en utviklingsplan basert på rapportens innhold. Personopplysninger lagres i maksimalt 12 måneder etter rapportproduksjon, med mindre kunden ber om lengre tidsrom og at dette tidsrommet er gitt som informasjon til alle respondenter.

7. Sikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som kryptering, tilgangskontroll og logging av aktiviteter på systemet.

All dataoverføring som skjer over internett er kryptert. Alle transaksjoner blir behandlet over en SSL/TLS- tilkobling av bransjestandard, med minimum 256-biters kryptering.  Siden ingen dataoverføringer over Internett er 100 % sikre, kan vi imidlertid ikke garantere eller innestå for sikkerheten for noen form for opplysninger du sender til oss.

Dersom GYWDT blir oppmerksom på et brudd i ett av våre sikkerhetssystem, vil vi underrette deg skriftlig per e-post, slik at du kan foreta nødvendige beskyttende tiltak. GYWDT plikter dessuten å varsle Datatilsynet innen 72 timer etter at vi har fått kjennskap til bruddet.

Du står selv ansvarlig for å implementere hensiktsmessige sikkerhetstiltak ved bruk av våre tjenester. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, bruk av sikre passord, kryptering av passord, sikker oppbevaring av krypteringsnøkler, installasjon av sikkerhetsoppdateringer til tredjeparts programvare og komponenter med videre.

GYWDT er ikke ansvarlig for opplysninger du velger å lagre ved bruk av våre tjenester, og vi kan ikke garantere for konsekvenser som følge av sikkerhetsbrudd.

Sensitive og konfidensielle personopplysninger: Ingen av GYWDT sine tjenester krever at det oppgis sensitive eller konfidensielle personopplysninger. Registrering av slike personopplysninger i GYWDT sine grensesnitt er ikke tillatt, og skal heller ikke oppgis til GYWDT under noen omstendigheter.

8. Rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, og å protestere. Kontakt behandlingsansvarlig eller oss eller få direkte innsyn, retting og sletting ved bruk av denne siden: Innsyn, retting og sletting.

Alle som er registrert våre systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Den registrerte har også rett til å be om at uriktige og ufullstendige opplysninger blir rettet, slettet eller evt. supplert. Den registrerte har videre rett til å protestere mot behandling, samt rett til dataportabilitet. Den registrerte har også rett til å klage til Datatilsynet. Dersom behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan samtykke til enhver tid trekkes tilbake ved å kontakte behandlingsansvarlig (kunden). Rettmessige krav fra den registrerte skal besvares så raskt som mulig, men senest innen 30 dager.

9. Kontaktinformasjon

E-post: [post@gywdt.com]

10. Databehandlere

GYWDT har følgende databehandlere:

• Microsoft for Office365 for kontorstøtte-verktøy. E-poster, kalender- og kontaktinformasjon og nyhetsbrev lagres i skyen i Office365.
• Fiken AS for lønns- og regnskapsdata.
• SiteGround Spain S.L. for websider (mer informasjon her: Siteground data processing agreement)
• WordPress (mer informasjon her: WordPress)
• Woocommerce (mer informasjon her: WooCommerce)

11. Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Våre nettsider benytter informasjonskapsler (cookies) for statistikk og trafikkanalyse og for at tjenesten skal virke best mulig for deg som bruker. Informasjonskapsler er små informasjonsfiler som lagres på datamaskinen din. Dette medfører ingen sikkerhetsrisiko for deg, og du kan stille inn nettleseren til å tillate eller ikke tillate informasjonskapsler. Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

12. Generelt om våre testverktøy/spørreundersøkelser

Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke GYWDT eller databehandler samle inn noe informasjon som kan kobles til den som besvarer undersøkelsen. Anonyme data fra undersøkelsene kan bli gjenstand for forskning og normering og vil derfor bli lagret på ubestemt tid. GYWDT vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Fasilitator (kunde) registrerer respondenters navn og epost-adresser slik at det kan sendes ut invitasjon til å besvare undersøkelsen og at det kan mottas resultater i etterkant. Fasilitator (kunde) får ikke innsikt og tilgang til enkeltrespondenters besvarelse, kun aggregert/samlede profil hvor enkeltpersoners identitet er tatt bort eller indirekte identifisert ut fra samtykke i datainnsamlingen. Eksempel på ulike roller i arbeidslivet er overordnet sin vurdering av en underordnet leder.

Ansvarlig respondent (for eksempel en leder for ledergruppe) kan identifiseres når en kartlegging etableres, og gir rettigheter til å registrere andre respondenter i kartleggingen. Ansvarlig respondent får ikke innsyn i andres vurderinger, kun hvem som inviteres inn til å gi vurderinger og om vurderingen er gitt.

Rapportmottaker får tilgang til det ferdige produktet, en digital rapport over resultatene fra kartleggingen. Dette gir også tilgang til et eget dashboard for oversikt over prosessen. Hver rapportmottaker kan bygge en utviklingsplan basert på sin vurdering av resultatene i rapporten. Rapportene følger prinsipper for anonymisering som kommuniseres til alle respondenter.

Samtykke til behandling av data skjer ved utfylling av skjemaet av hver respondent. Det lagres ikke IP-adresser. Prosjekter og profiler lagres anonymisert på ubestemt tid og vil kunne bli gjenstand for forskning og norm-bygging, men da i anonymisert format.

13. Kunstig intelligens (AI) tolkning av resultater

Informasjon om behandling av personopplysninger ved bruk av kunstig intelligens i lederutvikling (GDPR artikkel 13)

1. Formålet med behandlingen

Formålet med behandlingen er å støtte læring og utvikling ved kartlegginger av atferd gjennom utarbeidelse av rapporter.

Rapportene bygger på:

• vurderinger gjennomført av respondenter (alle produkter)
• individuelle utviklingsplaner (alle produkter)
• forskningsforankrede tema (alle produkter)

Kunstig intelligens (AI) benyttes til å oppsummere og anonymisere informasjon.

• tallbaserte tolkninger av resultater (alle produkter)
• tekstbasert tolkning av utviklingsplaner, hvor medlemmers planer aggregeres og tolkes av AI (Ledergruppeprofil)

3. Hva slags personopplysninger behandles av AI

Følgende personopplysninger kan inngå i behandlingen:

• tekstlige beskrivelser knyttet til styrker og utviklingsbehov (ledergruppeprofil)
• refleksjoner og prioriteringer formulert i individuelle utviklingsplaner (alle produkter)
• numeriske vurderinger på skalaer (alle produkter)

Det behandles ikke særlige kategorier av personopplysninger (jf. GDPR art. 9).

4. Hvordan opplysningene behandles

• Tekster fra utviklingsplaner analyseres midlertidig ved bruk av AI for å identifisere mønstre (Ledergruppeprofil)
• Kun anonymisert informasjon inngår i AI prompt (alle produkter)
• AI brukes ikke til vurdering, rangering eller beslutninger om enkeltpersoner

5. Rettslig grunnlag

Behandlingen skjer med grunnlag i:

• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (utførelse av oppgave i allmennhetens interesse),
  eventuelt
• GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse)

Valgt behandlingsgrunnlag er vurdert og dokumentert i virksomhetens personvernvurdering.

6. Hvem har tilgang til opplysningene

Tilgang til personopplysningene er begrenset til:

• autoriserte medarbeidere med tjenstlig behov
• systemleverandør(er) som databehandler(e), i henhold til databehandleravtale

Rapporter deles kun med den aktuelle leder, ledergruppen og kundekontakt som har kjøpt kartlegging.

7. Lagring og sletting

• Rå tekst fra individuelle utviklingsplaner benyttes kun midlertidig
• Opplysningene slettes etter at felles rapport er ferdigstilt og avtalt tid er forbi
• Den ferdige rapporten inneholder kun anonymisert informasjon

10. Ytterligere informasjon

Virksomheten har gjennomført en personvernkonsekvensvurdering (DPIA) for behandlingen, i tråd med GDPR artikkel 35.

Dersom du mener at behandlingen av dine personopplysninger ikke skjer i samsvar med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Denne informasjonen er gitt for å sikre åpenhet og forutsigbarhet rundt bruk av kunstig intelligens i lederutvikling.

---

Avsluttende merknad

Dette dokumentsettet utgjør virksomhetens samlede styringsgrunnlag for ansvarlig bruk av kunstig intelligens i ledergrupperapporter, i tråd med GDPR artikkel 35 og gjeldende krav til internkontroll i offentlig sektor.